Nota fiscal eletrônica: o que é, como funciona e quem precisa emitir

Se você já se perguntou o que é nota fiscal eletrônica e por que ela é tão importante, saiba que essa dúvida aparece bastante no dia a dia, principalmente porque o tema pode soar técnico ou distante demais para quem nunca precisou lidar com questões fiscais.

Ainda assim, a nota fiscal eletrônica faz parte da nossa rotina, muito mais do que percebemos. Por isso, este artigo do Cartão Sam’s Club vai explicar tudo sobre o assunto, para que você entenda o documento desde o seu primeiro contato. Vamos lá?

O que é nota fiscal eletrônica, afinal?

A nota fiscal eletrônica (NF-e) é um documento digital que comprova uma venda ou a prestação de um serviço e existe para registrar oficialmente essa transação junto ao governo, dando mais transparência e segurança, tanto para quem compra quanto para quem vende.

E, diferentemente das notas antigas em papel, a nota fiscal eletrônica é emitida e armazenada online, com validade jurídica garantida pelos órgãos fiscais. Ou seja, embora não seja impressa na maioria dos casos, ela tem o mesmo valor legal.

Para que serve a nota fiscal eletrônica?

Na prática, a nota fiscal eletrônica serve como um comprovante oficial da operação comercial, sendo utilizada para cálculo de impostos, organização financeira e até para trocas, garantias e contestações por parte do consumidor.

Além disso, ela ajuda a manter tudo em conformidade com a legislação, com o intuito de evitar problemas no futuro com fiscalizações. Então, mesmo que pareça apenas uma formalidade, a NF-e tem um papel fundamental no funcionamento da economia.

Quem precisa emitir nota fiscal eletrônica?

De modo geral, todas as empresas e profissionais que vendem ou prestam serviços precisam emitir nota fiscal eletrônica. Isso vale tanto para grandes empresas quanto para pequenos negócios, incluindo MEIs, dependendo da situação da venda ou do tipo do cliente.

Ainda assim, existem regras específicas que variam de acordo com a atividade, o regime tributário e o estado. Entender o que é nota fiscal eletrônica é o primeiro passo para saber quando e como ela deve ser emitida corretamente.

Nota fiscal eletrônica e cupom fiscal são a mesma coisa?

Embora sejam parecidos, a nota fiscal eletrônica e o cupom fiscal não são a mesma coisa: o cupom fiscal é mais usado em vendas diretas ao consumidor final, enquanto a nota fiscal eletrônica costuma ser exigida em operações mais formais, inclusive entre empresas.

Em ambos os casos, o objetivo principal é o mesmo: registrar a venda. Porém, a NF-e oferece mais detalhes da operação e é amplamente utilizada para fins contábeis e fiscais.

Quais tipos de nota fiscal eletrônica existem?

Ao pesquisarmos superficialmente sobre o que é nota fiscal eletrônica, é comum achar que existe somente um modelo. No entanto, existem diferentes tipos de NF-e, criados para atender situações específicas de venda, prestação de serviços e circulação de mercadorias.

NF-e (Nota Fiscal Eletrônica de Produtos)

A NF-e é o tipo mais conhecido e utilizado quando falamos de venda de produtos físicos: ela registra oficialmente a circulação de mercadorias, seja em vendas para outras empresas ou para consumidores finais, sobretudo quando há transporte envolvido.

Foi esse modelo que substituiu a antiga nota fiscal em papel e passou a ser totalmente digital, algo que deu mais segurança, controle fiscal e facilidade no armazenamento de informações.

NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica)

Já a NFS-e é usada na prestação de serviços, como consultorias, serviços de saúde, educação, tecnologia, entre outros. 

Como contraponto a NF-e de produtos, ela é regulada principalmente pelos municípios, algo que explica por que seu funcionamento pode variar de cidade para cidade.

Ainda assim, o objetivo é o mesmo: formalizar o serviço prestado, assegurar o recolhimento de impostos e oferecer um comprovante válido para o cliente.

NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica)

A NFC-e, por sua vez, é bastante comum no varejo e substitui o cupom fiscal tradicional. Desse modo, ela é bastante utilizada em vendas diretas ao consumidor final, como em supermercados, lojas e farmácias.

Ainda que seja simplificada, esse tipo de nota tem valor legal e permite que o consumidor consulte a nota eletronicamente, algo que aumenta a transparência da operação.

CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico)

O CT-e é um tipo de documento fiscal eletrônico usado por empresas de transporte de cargas que registra a prestação do serviço de transporte e substitui diversos outros documentos antigos que existiam para essa finalidade.

Apesar de ser menos conhecida por quem não atua no setor, ela faz parte do mesmo ecossistema de notas fiscais eletrônicas e segue as mesmas diretrizes de digitalização e controle fiscal.

Qual tipo de nota fiscal eletrônica escolher?

É importante mencionar que a escolha do tipo de nota fiscal eletrônica depende da atividade exercida, do tipo de operação e da natureza da transação, ou seja, se ela envolve produto, serviço, transporte ou venda direta ao consumidor final.

Por isso, compreender o que é nota fiscal eletrônica e seus tipos existentes é imprescindível para quem está começando a lidar com o assunto e quer agir corretamente desde o início.

Como emitir nota fiscal eletrônica?

Agora, que você chegou até aqui, pode estar se perguntando se emitir uma nota fiscal eletrônica é algo burocrático ou difícil. Mas, a verdade é que, com as orientações certas, o processo pode ser bem mais simples do que parece, mesmo para quem nunca fez isso antes.

1. Verifique se você pode (ou precisa) emitir NF-e

Primeiramente, vale entender se você está autorizado ou obrigado a emitir nota fiscal eletrônica. As empresas em geral e muitos profissionais autônomos precisam emitir NF-e ou NFS-e, dependendo do tipo de atividade exercida.

No caso do MEI, por exemplo, a emissão costuma ser obrigatória quando o serviço ou produto é vendido para outra empresa, mas não pode ser exigida em vendas diretas para pessoas físicas.

2. Faça o cadastro nos órgãos responsáveis

Para emitir uma nota fiscal eletrônica, é necessário estar regularizado junto aos órgãos fiscais e isso inclui:

• CNPJ ativo;
• Inscrição estadual (para venda de produtos);
• Inscrição municipal (para prestação de serviços).

Com esse cadastro, fica permitido que a empresa ou o profissional seja reconhecido, de forma oficial, pelo sistema da Secretaria da Fazenda (SEFAZ) ou da prefeitura.

3. Tenha um certificado digital (na maioria dos casos)

O certificado digital funciona como uma assinatura eletrônica que garante a autenticidade da nota fiscal, sendo exigido para a emissão de NF-e de produtos e CT-e, embora algumas prefeituras permitam a emissão de NFS-e sem certificado, dependendo do porte do negócio.

Um certificado como esse pode ser adquirido por meio de autoridades certificadoras credenciadas.

4. Escolha como emitir nota fiscal eletrônica

Atualmente, existem algumas possibilidades de emitir uma nota fiscal eletrônica e elas são:

• Sistema gratuito do governo, quando disponível;
• Portal da prefeitura, no caso da nota de serviço;
• Sistemas emissores pagos, que, de modo geral, podem ser mais automatizados.

Para quem está começando, os sistemas emissores podem, sim, facilitar bastante o processo de como emitir nota fiscal eletrônica, reduzindo erros e economizando tempo.

5. Preencha as informações com atenção

Ao emitir uma nota fiscal eletrônica, você precisará informar dados, como:

• Quem está vendendo ou prestando o serviço;
• Quem está comprando ou contratando;
• Descrição do produto ou serviço;
• Valores, impostos e forma de pagamento.

Mesmo que pareça muita coisa logo no começo, com a prática, tudo isso passa a ser muito natural. O mais importante, no fim das contas, é preencher corretamente todos os dados.

6. Emita, salve e compartilhe a nota fiscal

Depois de preencher todos os campos, a nota fiscal eletrônica é enviada para a validação do sistema. Com tudo estando certo, ela é autorizada e passa a ter validade legal. A partir disso, você pode salvar o arquivo digital e encaminhá-lo direto ao cliente por e-mail ou outros meios.

Curtiu o conteúdo ensinando o que é nota fiscal eletrônica? Então continue lendo outros artigos sobre o assunto no nosso blog e conte sempre com o Cartão Sam’s Club.